Система за бизнес анализи (BI): пълно ръководство

Повечето фирми имат данни в изобилие. Продажбите са в ERP или в магазина, клиентите в CRM, разходите в счетоводната програма, а плановете в Excel. Трудното е да ги видите заедно, навреме и без някой да ги сглобява ръчно всеки петък.

Какво е система за бизнес анализи?

Системата за бизнес анализи (Business Intelligence, BI) събира данните от програмите, които вече ползвате, почиства ги, свързва ги и ги показва в табла и отчети. Тя не замества ERP или CRM. Тя стои над тях и отговаря на въпроси, на които никоя от тях сама не може.

Пример: „Кои клиенти купуват по-рядко от миналата година и какъв марж носят?“ За отговора са нужни продажбите от ERP, контактите от CRM и себестойността от счетоводството. В BI таблото това е един екран, който се обновява сам.

С какво се различава от отчетите в ERP и Excel?

• Отчетите в ERP показват добре какво става в самата ERP. Данните от магазина, CRM или рекламите обикновено остават извън тях.
• Excel е гъвкав, но се пълни на ръка. Всеки файл има своя версия, а грешката в една формула минава незабелязано.
• BI системата взема данните автоматично от всички източници и смята всяко число по една формула. Приходът в таблото на търговския отдел е същият като този в отчета за собственика.

Кога ви трябва BI?

Ако се разпознавате в две или повече от тези ситуации, време е:

• Седмичният отчет отнема часове ръчна работа.
• Две справки за един и същи период дават различни числа.
• Ръководството вижда резултатите от месеца чак в средата на следващия.
• Не знаете точно кой продукт, клиент или канал носи печалба и кой само оборот.
• Данните са в три или повече програми, които не говорят помежду си.

Какви табла има една BI система?

Табло за ръководството

Приходи, марж, паричен поток и ключовите показатели на един екран, достъпни и от телефона.

Продажби и клиенти

Кой купува, какво и колко често, кои клиенти спират да поръчват и кой канал носи най-добрите сделки.

Финанси

P&L, вземания и задължения, разходи по пера и сравнение с бюджета.

Операции

Наличности, оборот на склада, натоварване на производството или заетост, според бизнеса. В хотелската платформа Revio например аналитичното табло показва заетостта и приходите на едно място.

Как се изгражда BI система?

1. Въпросите. Започваме от решенията, които взимате, и числата, които ви трябват за тях. Не от инструмента.
2. Източниците. Свързваме ERP, CRM, магазина, счетоводството и таблиците в едно хранилище, което се обновява автоматично.
3. Дефинициите. Записваме как се смята всяко число: приход, марж, активен клиент. Така таблата никога не си противоречат.
4. Таблата. Всяка роля вижда своето: собственикът общата картина, търговецът своите клиенти, складът наличностите.
5. Автоматичните справки. Седмичните отчети идват сами по имейл.

Не е нужно да сменяте програмите си. Таблата се изграждат върху тези, които вече работят. Колко често се обновяват данните зависи от източника: от реално време до няколко пъти на ден.

Готов инструмент или собствено решение?

Готовите BI инструменти са добър избор, когато данните ви вече са чисти и на едно място, а в екипа има човек, който ще поддържа таблата. Собственото решение има смисъл, когато източниците са много и разнородни, нужни са специфични изчисления или искате таблото да е част от вашия софтуер, а не отделна услуга.

Колко струва?

BI проектите в WeberSoft започват ориентировъчно от € 6 500. Цената зависи най-вече от броя на източниците и таблата. След консултацията получавате спецификация с фиксирана цена. Ако фирмата ви още няма ERP или CRM, често е по-разумно да започнете от тях, защото BI е толкова добро, колкото са данните под него. Вижте и ръководството за ERP.

Често задавани въпроси